VERBA VOLANT, SCRIPTA MANENT

Comme vous le savez peut-être, à part de donner des cours d'étiquette et de savoir vivre j'interviens auprès de la Ville de Westmount comme responsable des communications. Je reçois et j’envoie des centaines de courriels par semaine. Plus souvent qu’autrement tout se passe bien mais quand les choses tournent mal, alors là ça ne va vraiment plus.



La question alors se pose: comment avons-nous pu en arriver à ce point? Presser sur le bouton «envoyer» avant de se relire, envoyer un brouillon pleins de fautes d’orthographe, faire suivre une série de mails sans vraiment lire tout ce qui y est dit. Bien plus souvent qu’autrement des propos désobligeants sur une tierce personne y sont mentionnés…La catastrophe…


Voici quelques petits comme pour éviter les désagréments que peuvent causer ce genre de situation. Ces conseils sont tirés d’un texte publié sur un blog américain. http://jackiekoumpouras.com/2011/12/



1. Ne compléter la section «À» qu’à la toute fin. Avant d’appuyer sur le bouton «envoyer» assurez-vous de vous être relu verba volant, scripta manent soit «les mots s’envolent et les écrits restent».


2. Commencez votre mail en remerciant la personne. Genre, merci de prendre le temps de lire ce courriel…ou merci de votre appel. Cette pratique crée ainsi un climat propice à un échange de plus agréable.


3. Revoyez régulièrement votre signature électronique. Elle pourrait quelque fois être plus ou moins appropriée à vos écrits. Si vous envoyez un mail dans un contexte d’affaires, il est fortement suggéré de changer votre signature en italique rose et tout émoticon déplacés.


4. Évitez de répondre à tous à moins que ce ne soit absolument nécessaire.


5. Trois fois plutôt qu’une relisez-vous, demandez à ce qu’on vous relise.


6. Il est recommandé d’employer un ton formel, on ne vous reprochera jamais d’être trop formaliste.

Gare du Nord au petit matin.